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如何在繁杂的工作中保持工作效率?

{field:pubdate function=MyDate('Y-m-d',@me)'/} 作者:思维秘密网 围观:74

  通过记录每个事件的花销时间、统计和分析,进行月小结和年终总结,以此来改进工作方法、计划未来事务,从而提高对时间的利用效率

  他生前发表了七十来部学术著作。其中有分散分析、生物分类学、昆虫学方面的经典著作;这些著作在国外广为翻译出版。各种各样的论文和专著,他一共写了五百多印张。五百印张,等于一万二千五百张打字稿。即使以专业作家而论,这也是个庞大的数字。

  村上春树是一个极其自律的人,他的日程表非常有名:每天4点起床,写作5小时。下午跑步1小时或者游泳1.5小时。然后读书,听音乐。晚上9点就寝。

  此外,他规定自己每天必须写出10页稿纸,每页400字。提不起劲也要写10页,文思泉涌,也要在10页左右打住。

  查尔斯·汉迪第一次提出了“组合式工作”这个概念,所谓“组合式工作”就是由有薪工作、学习工作、家庭工作和义务工作构成。对于查尔斯·汉迪来说,他每年用6个月时间上班,3个月时间学习,2个月时间和家人在一起,还有1个月时间做义务工作。

  学习、和家人在一起以及做义务工作都是连续性地做,因而效率会非常的高。工作为了生活,学习为了不断给自己增值,家庭工作和义务工作给自己归属感和意义感。

  你可能会说,自己太忙了,或者现在的工作状态完全没有办法做到。从长远来看,工作永远做不完。如果我们被动地迷失在一项项任务中,我们很难提升自己的认知边界、磨练技能、创造新的价值。只能在不断的干扰中做一些浮浅的、没有创造太多新价值且容易被替代的工作。

  这些问题可能一下子有点难以回答上,重点不是这些问题的答案是什么,而是你在思考这些问题时你的感受是什么。你是不是在想:

  首先,把你一天中大大小小的工作事项记录或罗列下来,看看自己做了哪些事情,分别都用了多长时间。

  有可能我们罗列的事情有:晨会、看产品资料、阅读行业新闻、拜访客户、微信回复客户消息、参加培训、向领导汇报工作、和其他部门的同事沟通、处理突发情况、其他活动等。

  很多人可能已经接受并习惯了这样的工作方式,但有结构化意识的人更能敏锐地觉察到问题所在。结构化的思考方式是一种能够让你重新审视自己的工作状态,能够提高你工作的效能和掌控感。

  一般会怎么分类?和老板相关、客户相关、同事相关?但这只是对事物浅层的特征进行了分组,但实际上我们在做的时候,最重要的是看优先级,如何判定哪些是重要的、哪些是紧急的。

  “有些任务是否总会集中在某些时间点涌现?”你是否将周一早上的大部分时间用于回复电子邮件?午餐后是否经常有不期而至的访客?会议是否集中在每周的后几天?

  “这种时间分配方式是否符合我最重要的目标?”如果你是做销售工作的,那么每天大多数时间用于接打电话是很正常的。但如果你负责的为应收账款工作,那么电话太多就不大正常了。

  “我一天有多少时间用于优先级靠前活动?”时间分配的最终目标是把大部分时间都用于高优先级的活动,优先级后面 的活动则应占用尽量少的时间。

  通过对于这些问题的思考,你会发现自己正在做的事情和想要做的事情之间的差距,找到关键问题所在就成功了一大半。

  你需要识别低价值任务,在你每天的工作中找出对你或公司不太重要的工作,或者相对容易放弃、委派或外包的工作。面对这些低价值工作,如果是那些立即放手并且不会带来负面效果的任务,你就可以迅速毙掉;如果是那些无需费神就能下达给他人的任务就委派给他人等。

  常规事项是那些你每天都要面临的东西。有时候他们很容易变成了惯性去执行,低水平重复,一直沿用老方法;并且,遇到类似情况的时候,不会立马迁移以往的好经验、避免以往走的弯路和掉的坑。你是否每天都在解决“新问题”?在高手眼中,有的问题的本质是一样的。他们会总结处理一类特定事物的特征,穿透表现看到底层,从而用一套方法去快速分析问题、解决问题。

  他说:我跟我的团队小伙伴说,当你离开这个团队,你的绩效不是帮我做了100场直播,出版了多少本书,而是你有没有输出自己的专业产品,你有自己的岗位知识体系吗?把它变成手册了吗?

  比如,A是做内容策划的,你形成自己的内容方了吗?B是做运营的,你有做出运营手册吗,对于每周的直播有形成SOP吗?

  以我为例,我每周都会写一篇微信公众号文章。我会把一篇周更文章拆成几部分,并且总结了完成各个部分最适合自己的时间段:

  我每天早上起床会听一两本书,在去讲课或咖啡厅的路上会看几篇优质公众号的文章,从中初步确定两三个我想要深入研究的话题;

  另外,大家在社群中大家讨论的话题、微信公众号和视频号中的留言、知识星球中的提问以及在职业咨询中碰到的好的话题我都会及时写下来,作为写作话题备选。这个过程不用花费专门的时间段坐下来写,只需要利用碎片化的时间,用发散性的思维进行即可。

  接下来我会针对于选题进行观点的提炼和行文思路的准备。这个过程需要结合自己的实践和过往案例进行思考,提炼出自己独到的见解。当思路卡壳的时候需要搜索相关的资料书籍等获得启发,甚至跟相关的人员做访谈。例如我在写转型系列的话题的时候,就访谈了很多行业不同岗位的伙伴的转型经历,从中提炼出职业转型在认知、方法层面的观点和思路。

  存量素材:我平时会积累一些素材,我会检索关键词;另外,也会回想以往写课、咨询过程中的案例是否能够复用的;

  在初稿完成之后,我会稍微隔一段时间之后再看看文章的标题、开头和结尾能否更加优化一些。并且为了让更多的伙伴点击阅读,也会研究怎样写转发词才能引发大家的阅读兴趣。

  每周更新一篇干货文已经是我的常规事项,正式有了这样一套方,我才能够完成得又快又好,慢慢地我形成了自己的写作风格和节奏。

  我们之所以要将常规事项做得又快又好,一方面因为这是基础,另一方面是为了提供足够的时间和精力去完成那些具有挑战性的事项。常规事项又快又好的完成能够极大地增强我们对于工作的掌控感。

  总结一下,想要把日常工作中的事情做得又快又好,需要我们按照结构化的思路去执行:梳理现有工作的时间分布及其规律,严格制定优先级执行,并且在做得过程中不断总结方,这样才能能够迅速发现问题、解决问题。

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